「採用KPIを設定しましょう」と言われても、

「そもそも何を決めればいいの？」

と感じる採用担当者もいるかもしれません。

採用KPIの設定方法は、シンプルに考えると、

「何人採用したいか」というゴールを決め、過去の採用実績を参考に、そこから逆算して「応募は何人」「面接は何人」「内定は何人」と途中の目標数値を決めることです。

例えば、2人採用するために過去の実績から、

応募20人
↓
面接10人
↓
内定4人
↓
入社2人

が必要だと考えたなら、「応募20人」「面接10人」「内定4人」が採用活動を進めるうえでの目安になります。

今回は、採用KPIの基本的な考え方と設定方法を分かりやすく紹介します。

そもそも採用KPIとは？

KPIは「Key Performance Indicator（キー・パフォーマンス・インディケーター）」の略で、日本語では「重要業績評価指標」と訳されます。

少し難しく聞こえますが、採用では「採用目標までの途中経過を見るための数字」と考えると分かりやすいでしょう。

例えば、

「営業職を2人採用する」

という目標だけを決めたとします。

採用活動を始めて、結果が0人だった場合、「採用できなかった」ことは分かります。

しかし、それだけでは、

応募が足りなかった？
面接まで進まなかった？
内定を出せなかった？
内定辞退が多かった？

といった原因までは分かりません。

そこで、応募・面接・内定など、採用までの途中にも数字を設定します。

採用目標＝最終的に何人採用したいか

採用KPI＝そのために途中で何人必要か

まずはこのように考えてみましょう。

① 「いつまでに・何人採用するか」を決める

最初に決めるのは、採用のゴールです。

例えば、

「3か月以内に営業職を2人採用する」

とします。

ゴールが決まっていなければ、「応募が10人来た」という結果を見ても、それが十分なのか足りないのか判断できません。

まず、

「いつまでに」
「どの職種を」
「何人採用したいか」

を明確にします。

② 過去の採用実績を確認する

次に参考にしたいのが、これまでの採用実績です。

例えば、前回の営業職採用が、

応募20人
↓
面接10人
↓
内定4人
↓
入社2人

だったとします。

すると、前回は「2人採用するために20人の応募が必要だった」ことが分かります。

もちろん、職種や募集時期、採用条件などが変われば、毎回同じ結果になるとは限りません。

それでも過去の実績があれば、今回のKPIを考える一つの目安にできます。

過去の採用データが残っていない場合は、今回から記録を始めればOKです。

③ 採用目標から逆算してKPIを決める

ここが、採用KPI設定の中心です。

今回も「営業職を2人採用する」ことが目標で、前回の実績が、

応募20人 → 面接10人 → 内定4人 → 入社2人

だったとします。

この実績を参考に、今回も、

応募　20人
面接　10人
内定　4人
入社　2人

を一つの目安として設定します。

つまり、

「応募をできるだけ増やそう」

ではなく、

「2人採用するには、応募が何人必要？」

とゴールから逆算するのがポイントです。

これなら採用活動の途中でも、「今のペースで目標に届きそうか」を判断しやすくなります。

④ 実際の数字とKPIを比べる

KPIは、設定したら終わりではありません。

採用活動が始まったら、実際の数字と比べてみます。

例えば、

目標　応募20人
実績　応募8人

なら、応募数が予定より少ないことが分かります。

一方で、

応募20人
↓
面接10人
↓
内定4人
↓
入社0人

だった場合はどうでしょう。

応募・面接・内定までは進んでいるのに、入社につながっていません。

この場合は、さらに応募を増やすことよりも、

「なぜ内定者が入社しなかった？」

を確認した方がよいでしょう。

このようにKPIがあると、「採用できない」という結果だけでなく、採用活動のどこに課題がありそうかを見つけやすくなります。

⑤ 数字が違ったら、次の採用に活かす

実際に採用活動をしてみると、設定したKPI通りに進まないこともあります。

例えば、

予想では「応募20人で2人採用」だったのに、実際には30人の応募が必要だった。

逆に、10人の応募で2人採用できた。

こうした結果も、次回のKPIを設定するためのデータになります。

大切なのは、一度決めたKPIをずっと使い続けることではありません。

採用活動が終わったら、

「応募から面接へ何人進んだ？」
「面接から内定へ何人進んだ？」
「内定から何人入社した？」

を振り返り、次回の数字を調整していきます。

採用を繰り返すほど、自社に合った目安が見えてきます。

最初は4つの数字から始めてみよう

採用KPIには、応募率、書類選考通過率、面接辞退率、内定承諾率など、さまざまな指標があります。

ただ、最初からたくさんの数字を管理する必要はありません。

まずは、

応募数
↓
面接数
↓
内定数
↓
入社数

この4つを記録するところから始めてみましょう。

「応募が少ないから求人の閲覧数も見たい」

「面接辞退が多いから辞退数も記録したい」

など、必要になった段階で見る数字を増やしていけば十分です。

まとめ｜「何人採用したい？」から逆算しよう

採用KPIの設定方法で大切なのは、最初から難しい指標をたくさん設定することではありません。

まず、

「何人採用したい？」

というゴールを決めます。

そして過去の実績を参考に、

採用2人
↑
内定4人
↑
面接10人
↑
応募20人

というように、ゴールから逆算して途中の目標数値を決めます。

これが採用KPI設定の基本です。

さらに実際の結果と比べることで、

「応募が足りない」
「面接につながっていない」
「内定後に辞退されている」

など、採用活動のどこを見直した方がよいのかも考えやすくなります。

採用KPIは、数字を管理することが目的ではありません。

「採用目標を達成するために、今どこまで進んでいるのか」を見るための数字として活用してみましょう。

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